Archivage electronique de documents, gestion de données ged : découvrez les solutions de numéria

Vous cherchez des solutions efficaces pour gérer et archiver vos documents électroniques? Découvrez comment Numéria révolutionne la gestion de données GED avec des services sécurisés, conformes et adaptés à vos besoins. Explorez les avantages de l'archivage numérique sur les archives papier et voyez comment la dématérialisation peut réduire les coûts, améliorer l'efficacité et avoir un impact environnemental positif. Votre transition vers un avenir digital commence ici!

Archivage Numérique : Les Fondements

Définition de l'archivage numérique

L'archivage numérique, ou archivage électronique, consiste à convertir des documents physiques en formats électroniques pour un stockage sécurisé et une gestion facilitée. Ce processus inclut la numérisation de documents tels que des factures, des contrats de travail, et des bulletins de paie, permettant ainsi une organisation et un accès via des systèmes informatiques.

Avantages par rapport aux archives papier

L'archivage numérique présente de nombreux avantages comparé aux archives papier traditionnelles :

• Accessibilité immédiate : Les documents numérisés peuvent être consultés à tout moment et de n'importe où grâce à des systèmes de gestion documentaire (SGD) offrant un accès 24/7.
• Réduction des coûts : En éliminant les besoins d'impression et de stockage physique, les entreprises économisent sur les coûts liés à la gestion des documents papier.
• Efficacité accrue : La recherche et la récupération de documents sont accélérées, ce qui augmente la productivité des employés et réduit les erreurs humaines.

Sécurité et conformité réglementaire

L'archivage numérique ne se contente pas de faciliter l'accès aux documents ; il assure également leur protection contre les accès non autorisés et les cyberattaques. Grâce à des systèmes de sécurité avancés tels que le cryptage, les pare-feu et les contrôles d'accès basés sur les rôles, les documents numériques restent sécurisés. De plus, l'archivage électronique doit respecter les obligations réglementaires, juridiques, fiscales et normatives en vigueur, garantissant ainsi la conformité légale des entreprises.

Solutions GED de Numéria

Présentation des services GED de Numéria

Numéria, spécialiste de la transformation numérique depuis 1974, propose des solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) adaptées aux besoins de diverses entreprises. Leur expertise couvre la dématérialisation des documents comptables, des contrats de travail, des bulletins de paie, et des documents RH. Grâce à leur approche personnalisée, Numéria assure une transition en douceur vers des processus numériques, garantissant la sécurité et la conformité des données.

Fonctionnalités clés des solutions GED

Les solutions GED de Numéria offrent plusieurs fonctionnalités essentielles pour une gestion efficace des documents :

• Archivage électronique sécurisé : Les documents sont stockés dans des environnements sécurisés, protégés par des technologies de cryptage avancées.
• Coffre-fort numérique : Un espace sécurisé pour les employés et les employeurs, permettant de stocker et d'accéder aux documents sensibles en toute sécurité.
• Signature électronique : Intégration d'outils de signature électronique pour faciliter la validation des contrats et des factures.
• Accès à distance : Les utilisateurs peuvent accéder aux documents de n'importe où, favorisant ainsi la flexibilité et la collaboration.

Adaptabilité aux différentes tailles d'entreprises

Numéria propose des solutions GED adaptées à toutes les tailles d'entreprises, des TPE aux grandes entreprises. Leur approche modulaire permet de répondre aux besoins spécifiques de chaque client, qu'il s'agisse de gestion des flux documentaires ou de conformité réglementaire. Avec plus de 1000 clients actifs et 40 millions de pages traitées par mois, Numéria est un partenaire de confiance pour la digitalisation et l'archivage à long terme.

Bénéfices de la Dématérialisation et de l'Archivage Électronique

Réduction des coûts opérationnels

La dématérialisation des documents permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles en réduisant les coûts associés à l'impression, au stockage physique et à la gestion des documents papier. En éliminant le besoin de grands espaces de stockage, les entreprises peuvent utiliser cet espace pour d'autres activités plus productives. De plus, la suppression des coûts de papier, d'encre et d'entretien des imprimantes contribue directement à la réduction des coûts de stockage.

Amélioration de l'efficacité et de la productivité

L'adoption de systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) optimise la gestion documentaire en automatisant de nombreuses tâches répétitives et chronophages. Les employés peuvent accéder rapidement aux documents nécessaires, ce qui améliore leur productivité et réduit les erreurs humaines. Avec des fonctionnalités telles que la recherche avancée, la classification automatique et les flux de travail automatisés, les processus deviennent plus fluides et efficaces.

Impact environnemental positif

La transition vers l'archivage électronique a un impact environnemental significatif. En réduisant la consommation de papier, les entreprises contribuent à la préservation des forêts et à la réduction des déchets. De plus, la diminution de l'empreinte carbone liée à la production et au transport de papier est un avantage écologique majeur. L'élimination des papiers aide également à réduire l'utilisation d'énergie et de ressources naturelles, soutenant ainsi des pratiques plus durables et respectueuses de l'environnement.